Eine Rechnung verschwindet im Papierstapel, wird einfach vergessen oder kommt gerade dann beim Kunden an, wenn dieser im wohl verdienten Urlaub ist. Das kann in jeder Geschäftsbeziehung vorkommen. Wer von uns hat nicht selbst schon einmal eine Rechnung vergessen und wurde erst durch eine Mahnung darauf aufmerksam gemacht.

Leider hört man immer wieder ein Stöhnen und Klagen über die Zahlungsmoral der Deutschen. Leidtragende sind dann oft klein- und mittelständische Betriebe, die durch Zahlungsverzögerungen nahe an den Ruin getrieben werden.

Damit auch Sie an Ihr hart erarbeitetes Geld kommen, hier ein paar Verhaltensregeln, wie man im Fall der Fälle mit solchen Forderungen umgeht.

Seit dem 1. Mai 2000 gibt es das Gesetz "zur Beschleunigung fälliger Zahlungen" (§ 284 Abs. 3 BGB). Es besagt, dass Ihr Kunde nach 30 Tagen automatisch in Verzug gerät, wenn er den fälligen Betrag bis dahin nicht beglichen hat. Sie können ihm dann bei Nachweis des Verzugs Verzugszinsen mit in Rechnung stellen, die sich um die 8% belaufen. Ausserdem muss Ihr Kunde alle rechtlichen Konsequenzen auf sich nehmen.

Die erste Massnahme, um die Kunden zur Zahlung zu motivieren, ist das Angebot von Skonti. Begleicht der Kunde die Rechnung innerhalb von 8 - 10 Tagen, kann dieser vom Rechnungsbetrag 2 - 3 % Skonto abziehen.


Sollte der Kunde bis zu dem von Ihnen gesetzten oder dem vereinbarten Zahlungstermin seine Schuld nicht beglichen haben, rufen Sie ihn an. Gerade bei wichtigen Kunden ist das wesentlich diplomatischer, als direkt eine Mahnung zu verschicken. Fragen Sie freundlich nach, ob man die Rechnung vergessen hätte und bitten Sie, diese in den nächsten 3 Tagen zu begleichen. Sollte Ihr Kunde kurzfristige Zahlungsschwierigkeiten haben, können Sie Ratenzahlungen vereinbaren, die Sie mit Ihm jedoch innerhalb einer Woche vertraglich fixieren sollten.

Geht trotz telefonischer Vereinbarung keine Zahlung ein, senden Sie dem Kunden eine freundliche aber bestimmte schriftliche Zahlungserinnerung. An Ihr Schreiben heften Sie eine Kopie der noch offenen Rechnung, so kann der Kunde nicht behaupten, er hätte diese Rechnung nie gesehen.

Wenn Sie besonders freundlich sein wollen, räumen Sie dem Kunden erneut eine Zahlungsfrist von 5-10 Tagen ein.

Versenden Sie die erste Mahnung, wenn nun auch die gesetzte Frist Ihrer Zahlungserinnerung verstreicht. Die Mahnung sollte folgende Punkte beinhalten:
1. die Überschrift 1. Mahnung
2. Gegenstand der Rechnung
3. Rechnungsnummer
4. Datum der Lieferung und der Rechnung
5. eine neue Zahlungsfrist von wiederum 5 - 10 Tagen. Die für beide Seiten klarste Angabe, ist die Angabe eines konkreten Zahlungstermins, z.B. Bitte begleichen Sie die Rechnung bis zum TT,MM,JJ.

Lässt der Schuldner nun auch die Frist der ersten Mahnung verstreichen, ohne die Rechnung zu begleichen, senden Sie ihm eine zweite Zahlungsaufforderung, die genauso aufgebaut sein sollte, wie die erste Mahnung. Diesmal mit der Überschrift 2. Mahnung. Ab der zweiten Mahnung können Sie einen Verzugsschaden bis zur Höhe von 5 DM verlangen.

Bleibt auch die zweite Mahnung ohne Wirkung, senden Sie eine dritte, Überschrift: 3. Mahnung. Diese sollte den selben Inhalt haben wie die erste und zweite. Jedoch sollten Sie jetzt Ihren Kunden auf rechtliche Folgen aufmerksam machen. Diese können das Einschalten eines Rechtsanwaltes, des Gerichtes oder eines Inkassobüros sein. Erklären Sie auch, dass er als Schuldner alle weiteren Kosten des Mahnverfahrens zu tragen hat wie z.B. für den Rechtsanwalt, ein Inkassobüro oder das Gericht.

Noch ein kleiner Tip: Vergessen Sie bei all den rechtlichen Schritten niemals die Höflichkeit gegenüber Ihrem Kunden und beachten Sie, dass es jedem Kunden einmal passieren kann, dass er in ungewollten oder kurzfristigen Zahlungsverzug kommt. Manchmal hilft schon ein persönliches Gespräch, um zu einer Einigung zu kommen.